怎么给教授发Email：表达准确、规范、礼貌、高情商 – Triadessay-最良心的美英澳加留学代写，你的留学伙伴

“教授好冷漠….我好好地发了一大段email，最后得到的却是教授一句话的回复”

“为什么我的教授从来不回复email？”

“我到底该叫教授Mrs. 还是 Ms. ? 我怎么知道她结没结婚呢？”

“这教授有病吧，不会好好说话吗？”

“我根本不知道给教授该怎么发email，甚至不知道该怎么联系他…（课后去找他？）”

以上的这些抱怨，虽然只是一些在海外念书的同学们的些许日常抱怨，但它们却折射了一个较为重要技能缺失的现象和中国 vs. 欧美国家的职业交流（professional communication）和文化的区别。

还记得小编10多年前去国外念完高中，刚进入美国大学时，根本不知道怎么给教授发邮件，甚至标点符号过后需要空格都不知道。。。时隔多年，今天的我和团队老师已经成为了给教授和学校发送申诉邮件和咨询邮件的能手。

我们遇到过冷漠、完全不讲人情、“EQ相当低”的Professor，也遇到过非常礼貌、关心学生、主动交流的导师。

事实是，我们无法控制教授们的心情，我们也不能把气撒在教授身上（假设你还想Pass和继续念书），我们能做的是：学会给教授写email的方式，职业沟通（professional communication）的原则，用最有情商、最appropriate、且详细、准确的方式将我们的email传达给教授。

在这篇文章里，小编就将详细讲一讲怎么给教授发邮件！希望那些不知道如何给教授发送email的同学们能有所收获：）

小编作为当过TA的人，深知很多综合性大学教授的Email工作量，在上万人的大学里，大部分正职教授每天要处理几十甚至上百封邮件，内容包括行政事务、科研合作、学生问题、会议安排等等。在这种情况下，教授通常会优先处理那些：

一眼能看懂在问什么的
明确、具体、不啰嗦的
看起来已经“做过功课”的邮件

所以，如果你的邮件冗长、情绪化（不要对号入座….）、重点不清，哪怕你再有礼貌，也很容易被搁置。还更不用说那些没礼貌、全是语法错误、没有说清楚自己的身份、且没有要点的邮件了。

Okay，这里我们先不多深入讲，让我们先来看看一封“高分”email案例，因为小编相信大家不想多浪费时间，直接看一篇高分email很多时候会比inductively/按顺序学写email更加有效，有些同学看完好的email后可能就会写了：

“高分”email案例：有效、礼貌、准确的与教授沟通

Email标题：ECON101 – Clarification on Essay Submission Deadline

Dear Professor Smith,

My name is XXX, and I am a student in your ECON101 course that meets on Tuesdays and Thursdays.

I am writing to clarify the submission deadline for the upcoming essay. I have reviewed the syllabus and the course website, but I want to confirm whether the final deadline is Friday, 18 October, or Monday, 21 October.

Thank you very much for your time and assistance!

Best regards,
Alex Chen

为什么这是一篇规范的Email？

清晰、具体的邮件主题

正确且尊重的称呼方式（用了Dear，Professor这个头衔，且教授的last name拼写也正确）
简要的自我介绍，提供必要背景（教授有很多节课，不一定都能记住你）
一个明确、具体、可直接回答的问题（教授不用读完几百字后自己去思考总结你的要求是什么）
体现已查阅 syllabus 或课程相关资料（自己是努力做了相关功课，但还是不知道）
礼貌但不过度讨好的语气（欧美大学没有中国社会非要你高我低，您您您，点头哈腰的教授学生关系，但起码的尊重是必要的）
内容简洁，方便教授快速阅读和回复（不要长篇大论）

好了，现在我们move on，来看一下一封给教授的email具体需要做些什么。

发给教授的Email的Checklist：检查你是否达到了每一项

使用 Professor + 姓氏作为称呼，不确定头衔时永远不要直呼名字
- 我们没办法确定教授是不是玻璃心，EGO爆棚的学术人士，虽然有很多教授对于学生叫他们的first name也完全okay，但是加一个Professor、Dr. (对于有博士学位的教授) + Last name，比直接叫first name肯定是要好的多的！
写一个具体、直观的邮件主题，让教授一眼知道你在问什么
- 邮件主题直切主题（例如，Essay Deadline for ECON101, Questions Regarding Exam Grade, etc.）
邮件第一句话说明你是谁、上哪门课，有必要的话加上学号。
- 例句：I’m XXX(名字) in your XXX class. My student number is XXXXXX.
在邮件前两句话内说清楚写信的目的
- 大家很多时候喜欢提供context，铺垫，这是完全okay的，但是前两句话我们说完目的后，再来提供context也是可以的！
只问一个至两个清晰、可直接回答的问题
- 再复杂的事情，大多时候也不过是多久交作业、能不能延期、能不能重考/重交、等等，所以，在邮件中只问最少数量的问题是至关重要的。就算我们需要解释很多东西，在最后也是come down to一两个问题，我们不能指望教授读完我们冗长的邮件后自己来总结学生的问题到底是什么….
在邮件中体现你已经做过相关的搜索和功课（例如查过 syllabus / 课程网站/作业说明）
- 这会比呆瓜式/保姆式的询问更有效，不知道同学们有没有经历，但是小编听到国外的学霸同学问教授问题时（无论是课后还是zoom/team会议），都会先说一些自己的情况，这包括了自己尝试过做BLAH BLAH BLAH，但还是没有BLAH BLAH BLAH，最后说So I wonder if… 或者 Should I do this or that？
内容保持简短、分段清楚，避免长段落
- 分段很重要，小编建议的是一段不要超过3-4行，不然的话读起来就不太会reader-friendly了（不对，应该是professor-friendly才对）
语气保持中性、礼貌、克制，不带情绪或抱怨
- 教授再怎么出错，学校再怎么可耻，规定再怎么不人性化，题出的再怎么荒唐，我们都不能做仲裁者。是的，有良心的教授如果发现了你遇到的问题和经历的沮丧等负面情绪后会主动告诉你sorry等等，但重要的是我们不能直接就给教授怼上去，抱怨、职责等行为只会让沟通变得更加困难。
不使用模糊表达（如“有点不太懂”“能不能帮我看看”）
- 直截了当一些，柔柔弱弱委婉并不是professional communication，特别是欧美大学的职业交流的规则，我们是在说事情，并不是搞关系，口气就算你觉得直接一些也不用害怕，在基本敬语外的范围，说事情时，教授不会take it personal
不暗示教授不负责、不回复、态度不好
- 这也就是联系到我们之前说的语气保持中性、礼貌、客观。我们在说事情，并不是裁决教授这里错了那里错了，如果他真的有错，也会有办法解决的。如果他弄死不解决，我们就算指责他不负责等毛病，也不会达到解决问题的目的的。学会抽离出来，秉着“解决问题”的出发点去沟通。
使用正式但不过度的感谢用语
- 你有没有遇到过，有人过度对你进行感恩或客气的用语时，你觉得不舒服？有的话就对了，我们对教授也不要过分地去用敬语和感恩的词语。基本的respect要有，但是过度了就会造成一些尴尬。
用专业结尾语（如 Best regards / Thank you）
- 邮件结尾落款时。加入类似 Best regards, Thank you, Warm regards, Best等敬语，是professional communication的基本，不仅跟教授交流是这样，以后在国外工作时我们还是需要遵循这样的规则。
在发送前快速检查拼写、语法和标点
- 这个可以让AI帮你做。而且很多Email软件现在也有自动检查语法的功能了。语法细节、标点符号后空格等细节可以很大程度上决定教授对你这封邮件乃至发件人的印象。
确认这封邮件确实有必要现在发送，而不是情绪驱动 （避免重复发送多封邮件）
用自己的学校邮箱发送邮件，小编已经数不清楚多少次同学们的QQ邮箱发送的邮件没有得到回复，结果是因为教授的邮箱把QQ邮件当作垃圾邮件收入Spam folder了…

给教授发Email的禁忌：Big No-No!

使用随意或不专业的称呼（如 Hey、Hi、直呼名字、无称呼）
邮件主题空泛或缺失（如 “Question”、“Hello”）
上来不说明自己是谁、不说明课程背景
邮件内容冗长、情绪化、没有重点
询问 syllabus、课程网站中已明确说明的问题
使用模糊表达（如“我有点不太懂”“能不能帮我看看”）
在邮件中抱怨、指责或暗示教授不负责、不回复
使用命令式或施压式语气（如 “Please reply ASAP”）
一封邮件中提出多个不相关的问题
拼写、语法、标点随意，明显未检查
频繁催促或短时间内重复发送邮件
将个人情绪或生活困境作为主要内容（如果每次get sick都可以成为有效理由的话，那么世界是一个草台班子的谚语就真的成真了！除非我们有假条和证明，不要轻易拿生病、出事了等理由来说事，期望教授会接受我们的理由，还是那句话，学会抽离，秉着解决问题的出发点去交流）

不及格的Email案例（也被称为Karen版案例，Karen是什么梗不知道的同学可以去搜搜）：

Hey,

I don’t really understand the assignment and I’m super confused. I tried looking at the syllabus but it’s not very clear to me. Can you explain what we’re supposed to do and maybe give me an example? I’m really stressed because I have a lot of other classes and I don’t want to lose marks. Also, I emailed you last week and didn’t hear back.

Please let me know ASAP.

Thanks
Karen

结语

说到底，给教授发 email 并不是一件“讨好人”的事情，也不是情绪宣泄的出口，而是一种以解决问题为导向的职业沟通（professional communication）。

很多同学在海外读书期间感到委屈、不被理解、甚至觉得教授“冷漠”“没人情味”，这些感受本身并不虚假。但现实是，情绪并不会自动转化为有效沟通，更不会帮你争取到延期、重考、申诉机会，或者一封及时的回复。

你是否能顺利和教授沟通，往往不取决于你有多努力、多焦虑、多无助，而取决于：
你有没有把事情说清楚、有没有站在对方的沟通逻辑里表达需求、有没有愿意把自己的问题/过错和学校与教授的规定充分考虑在内。

学会写一封合格、专业、克制的邮件，不只是为了这门课、这个教授、这次作业。它本质上是在训练你一种能力：在不公平、不友善、不理想的环境中，依然能把事情推进下去的能力。

而这，恰恰是留学真正教会人的东西之一。